보고서는 "특정한 일에 관한 현황이나 진행사항 또는 연구, 검토결과를 보고하는 문서"다. 보고서 작성은 최근 '내가 가진 정보를 상대에게 알려주는' 단순한 목적에서 상대를 설득하는 의미가 커지고 있다. 학술적 보고서는 연구에, 비즈니스 보고서는 완결성과 적시성에 방점이 찍혀 있다. 보고서 쓸 일은 갈수록 늘어 가는 추세지만 자신 있게 쓰는 사람은 드물다.
▲ 보고서 작성이 어려운 이유
직장인 72%는 문서작성에 어려워하고 있으며, 59.2%는 제출한 문서가 재작성 지시를 받았다고 한다. 특히 "이것도 글이라고 썼느냐"는 핀잔을 공개적으로 받으면 인격적인 모멸감까지 느끼게 된다.
보고서 작성이 어려운 이유는 작성 자체에만 매달리기 때문이다. 중요한 것은 보고서의 목적을 잊지 않는 것. 보고서를 받아보면 다음 3가지의 문제를 발견하게 된다.
첫째, 기본적인 틀이 갖춰지지 않은 보고서다. 감사의 편지라도 격식이 있기 마련이다. 보고서의 제목/목차에 내용이 명시되지 않았거나, 누가, 언제, 어떤 목적으로 썼는지 명시하지 않는 경우가 많다. 오탈자나 맞춤법이 틀린 경우는 비일비재.
둘째, 내용이 장황하거나 지나치게 압축한다. 미사여구를 장황하게 쓰거나 작성의 내력과 취지를 생략하고 본론에 들어가면 '알랑가 몰라형 보고서'가 된다. 비슷한 내용을 말만 바꿔가며 설명하는 지루함도 문제지만 독자에게 불친절한 보고서는 인기가 없다.
셋째, 작성자의 근본적인 문제의식이 없다. 고민 없이 문제에 접근한 경우, 서술형 글쓰기가 된다. 현황/문제점/원인 등 이슈를 중심으로 분석하여 체계적으로 논리를 전개해야 한다. 실천 가능성 없는 대안을 제시하거나 향후 계획이 불확실한 경우도 의미 없는 보고서가 되기 십상이다.
▲ 보고서 작성의 3원칙
보고서는 내용이 상대에게 정확히 전달되는 것을 1원칙이다. 정확한 전달은 간결함에서 나온다. 알고 있는 것을 모두 쓰면 정보 전달에 혼선이 올 수 있다. 꼭 필요한 내용만을 담자. 작성 후 30%를 덜어내는 것도 한 방법. 걱정하지 마시라! 보고서를 읽는 사람은 당신만큼 그 내용을 알고 있거나, 더 전문가다.
보고서는 설득하는 글이다. 사실에 입각한 주장으로 설득하는 것이 2원칙이다. 주장은 뒷받침할 근거가 종합적이고 균형 있는 시각을 통해 마련되어야 한다. 또한 단순한 사실 보고를 너머 작성자의 시각으로 정보를 편집하는 열정과 노력이 수반되어야 한다.
보고서의 제 3 원칙은 읽는 사람의 명확한 행동의 제시다. 보고서의 독자는 감상을 하기 위해 읽지 않는다. 그는 매일 수많은 판단을 하느라 바쁘다. 보고서 작성자는 독자가 신속한 판단을 할 수 있게 도와 줘야 한다. 그러기 위해선 충실한 자료를 분석하고 고민(경우의 수를 감안)하며 판단(행동)을 추동해야 한다.
관공서와 기업체에서 글쓰기의 바람은 거세지고 있다. 보고서를 작성하려면 현황을 분석하고 판단하는 종합적인 능력이 필요하다. 보고서를 계속 고쳐줘야 하는 부하 직원에게 어떤 상사가 중요한 업무를 맡기겠는가? 글쓰기가 힘이 되고 돈이 되는 세상에서 보고서 작성 능력은 자신을 증명하는 길이다. 박태건 (글쓰기센터 연구교수)