원광대신문사에서는 창간 '52주년'을 맞이해 '……NEXT'라는 주제로 1106호부터 1109호까지 연속 기획기사를 게재할 예정이다. 그 첫 번째 'NEXT'로 우리대학 및 타대학의 공공 기관의 기록물 관리 현황을 취재했다. 대학의 역사를 알 수 있는 기록물이 어떻게 관리되고 있는지, 향후 어떠한 관리체계가 필요한지 알아보도록 하자.
1. 대학 기록물 NEXT
2. 로스쿨 NEXT
3. 등록금 예고제 NEXT
4. 졸업 NEXT
/편집자
우리대학 각 기관들은 각종 기록 및 자료물을 어떻게 보관하고 있을까? 우리대학의 기록 자료들을 보관하고 있는 대표기관이라 할 수 있는 원광대신문사, 원대방송국, 과학관, 원불교 사상연구원의 자료물(행사, 사진, 학회지 및 서적) 보관 현황에 대해 집중 취재했다.
원광대신문사 
원광대신문사는 자료실을 따로 마련해 신문 및 기자재, 각종 원광대신문과 관련한 물품 등을 보관 중이다. 현재 자료실에 보관 중인 원광대신문은 20호(1962년 4월 10일자)부터 1105호(2008년 10월 13일자)까지다. 원대 영자신문(원광 헤럴드)은 마지막으로 발행된 95호(1981년 10월~2001년 12월)까지 보관 돼있다.
원광대신문사는 1997년부터는 신문사에서 자체적으로 매킨토시(편집기기)를 이용해 신문편집 작업을 했으며 이 때부터 지금까지의 자료(기사 및 사진)는 매킨토시의 외장하드로도 찾아볼 수 있다.
이 외에도 1011호(2005년 3월 7일자)부터 인터넷 기사를 게재해 원광대신문 홈페이지(wknews.net)에서 기사를 확인할 수 있다.
그러나 그동안 사용했던 사진기를 비롯한 기자재 보관, 행정적인 업무를 기록한 서류물이나 원고 등의 자료물 관리에 있어서는 비교적 미흡했다. 특히, 지난 겨울 원광대신문사의 공간이 조정 되면서 그동안 보관했던 다양한 자료들의 보관장소가 협소해 관리가 어려운 것은 아쉬운 부분이다.
원광대신문사 차천호 책임연구원은 "52년동안 종이로 된 신문을 보관하다 보니 자연스럽게 훼손 되거나 중간중간 손실된 신문이 많다"며 "새로운 보관 시스템을 도입 하거나 모든 자료를 데이터베이스화 하는 것이 기록물 보관에 있어 큰 숙제인 것 같다"고 말했다.
원대방송국
1969년 9월 학생회 방송부로 시작한 원대 방송국은 현재까지 방송원고와 같은 문서화 한 자료부터 시작해 비디오, CD백업 파일 등을 이용해 기록물을 보관하고 있다.
우선, 1975년부터 1990년도까지의 방송원고 또는 음악 프로그램 등을 각 분야 별로 나눠 CD백업(보완) 파일로 보관 중이다. 이 파일은 예전 방송국 국원들이 따로 제작한 관리물이다.
이어 그동안의 자체적인 영상프로그램, 영상다큐, 연예인 축하메시지, 방송제 준비과정과 같은 영상물 등은 비디오로 담겨져 있다. 이러한 영상자료는 고전기기인 릴테잎 레코드에 저장 되어 있기도 하다. 자료들은 따로 보관 장소나 보관하는 사람이 마련 돼있지 않고 자체적으로 관리 보관 중이다.
기록물 보관 중 어려운 것은 3천700개가 넘는 다량의 L.P.(레코드판)를 보관하는 것이다. 시간이 오래 지난 한정판 L.P.도 보관하고 있어 외부에서도 이것을 구입하려고 한다. 그리고 지금은 사용할 수 없는 오래된 카메라와 엠프 등 각종 기자재도 함께 보관 중이다.
원대 방송국 최대우 국장(정치행정언론학부 3년)은 "원고멘트나 행정서류 같이 종이로 된 자료물이 낡지 않도록 밀폐된 자료실이 마련 됐으면 좋겠다"며 "기록물이 연도별로 체계적으로 보관될 수 있도록 새롭게 정리할 것이다"고 말했다.
과학관, 대외협력처 홍보팀
우리대학 행사와 변화된 캠퍼스의 모습을 보려면 어디를 찾아가야 할까?
현재 우리대학의 사진자료를 보관하고 있는 곳은 자연과학대학에 위치한 과학관 기술지원팀이다. 이곳에서 찾아 볼 수 있는 사진자료에는 1991년부터 학교전반의 행사와 학교전경의 모습이 담겨져 있다.
하지만 1991년 이전은 사진을 관리하는 부서가 만들어 지지도 않았을 뿐더러 현재는 과학관에서 사진 관리 업무를 맡고 있던 담당자가 정년퇴임을 해 사진자료들은 임시 담당자에게 맡겨져 있는 실정이다.
이에 대해 과학관 기술지원팀 이상민 담당관은 "현재 사진자료를 관리하는 담당자가 없는 상태여서 하반기의 사진작업은 홍보팀에서 그 업무를 대체해 주고 있는 상황이다"며 "사진관련 업무를 체계적으로 할 수 있도록 해야 할 것이다"고 말했다.
과학관에서 보유하고 있는 사진과 필름은 1991년부터 2008년 상반기까지의 우리대학의 주요행사와 대학의 모습이 담긴 사진 자료들이다. 사진은 모두 CD 125장과 외장하드에 저장된 상태이다. 필름과 옛날 사진 역시 앨범형태로 보관되어 있다.
우리대학에서 사진자료를 찾아볼 수 있는 곳이 한 군데 더 있다. 대외협력처 홍보팀이 그곳인데 우리대학과 관련된 보도사진이 주로 보관되어 있다. 하지만 이곳에서도 역시 2005년 이전의 사진 자료는 찾아 볼 수 없다. 홍보팀 역시 사진자료를 디지털 파일형태로 저장 보관하고 있다.
원불교사상연구원
우리대학 교학대학에 2층에 위치한 원불교사상연구원은 원불교의 사상․역사․문화제도․교화에 관하여 보다 깊게 연구하는 기관으로 1974년 7월 4일 개관해 운영해 오고 있다.
원불교사상연구원에서 보관하고 있는 자료들은 크게 두 종류로 구분되는데 자체 발간되는 학술지와 외부에서 발간된 원불교 관련 발행물을 보관하고 있다.
자체적으로 발행되는 학술지는 1975년부터 시작된 '원불교학' 9집, '원불교사상' 26집, '원불교사상과 종교문화' 40집에 이르기까지 원불교사상연구원에서 만들어진 학술지는 3년 전부터 PDF파일로 변환해 보관 중이며 원불교사상연구원 홈페이지에서 열람이 가능하게 시스템을 갖추었다.
유정엽 연구원은 자료 보관에 대해 "'콜라스'라는 예전 도스 프로그램으로 기록물 관리를 했었지만 예전 프로그램인 관계로 현재 프로그램과는 호환이 되지 않아 기록물관리가 이루어지지 않고 있다"며 "또 서고에는 배포하고 남은 200부 정도의 책들도 함께 보관하고 있는데 서고가 좁아 한쪽에 쌓아 두고 있는 실정이다"고 말했다.