1)도입은 흥미를 끌어 주목시킨다.
제안서는 독자의 니즈를 충족하는 요소에서 구상 되어야 한다. 의사 결정권자와 영향력 행사자의 평소 발언을 참고할 필요가 있다. 도입 부분에서 대내외 현황을 제시하면 제안서의 시의성이 부각된다. 이때 유사 사업의 사례를 분석 하고, 자신의 제안과 차이점을 명확히 한다. 제안의 내용이 특정 수요층을 대상으로 한 것이라는 전제를 달면 선정 가능성이 높아진다.
2) 작성의 이유를 문제 제기로 시작하라.
강한 설득이 필요한 경우 어필할 수 있는 광고 문구(copy)로 주장을 강조한다. 문제 제기에는 잠재 고객의 상황과 니즈에 대한 명확한 묘사가 필수적 이다. 카피는 화려한 문장만을 의미하진 않는다. 독자의 가슴을 찌르는 문장은 대부분 평범한 데서 시작된다. 독자의 니즈와 관련된 한 줄의 문장 을 발견하려면 관찰하는 습관을 가져야 한다.
3) 제안 내용은 간결하게, 계획은 구체적이어야 한다.
추진 계획에는 방법 , 비용 , 일정 을 신뢰성 있는 데이터로 뒷받침해야 한다. 상황에 따른 다양한 옵션이나 구체적인 숫자를 제시하고 데이터를 첨가하는 것도 좋다.(통계청 자료는 신뢰도가 높다.) 제안 내용이 고객의 니즈와 관계가 높을수록, 제안 내용의 수행이 단순할수록 독자를 만족시킨다. 제안 내용의 말미에 독자에게 돌아올 유무형의 혜택을 기대효과로 언급하면 글이 더욱 매력적으로 보인다. 기대효과가 클수록 독자의 행동으로 이어지는 시간이 단축된다.
4)첨부 자료는 꼼꼼히 챙긴다.
최종검토 시에는 맞춤법과 첨부 자료를 점검한다. 때론 한 컷의 이미지(주장의 근거가 될 그림과 도표)가 강한 설득력을 발휘할 때가 있다. 또한 프레젠테이션이 예정되어 있다면, 현장 기기와의 호환성도 꼼꼼히 점검해야 한다. 현장 리허설 을 해 보는 것도 한 방법. 리허설을 하면 돌발 상황에 대비할 수 있고 자신감이 향상된다. 가까운 사람을 초대하여 피드백을 받으면 위의 이점은 더욱 높아진다.
공모전 제출과 같이 목적이 분명한 글을 쓰면 쓰기 실력이 부쩍 늘어난다. 유명한 작가들도 공모전에서 수십 번의 고배를 마시며 절치부심하여 솜씨를 키웠다. (사람)은 강철처럼 단련되는 것이다.
▲ 참조 : 페트릭 포사이스, 『읽고싶은 보고서 제 안서』, 비즈니스 맵, 2007. ; 히구치 유이치, 『비즈니스 쓰기 클리닉』, 전나무숲, 2009. 박태건 (쓰기센터 연구교수)